"TECNICHE DI ORGANIZZAZIONE/GESTIONE/DIREZIONE AZIENDALE COMMERCIALE" svoltosi nell'ottobre 2004.
PREMESSA
Per migliorare la propria capacità di gestire il tempo in modo efficace, occorre innanzitutto essere convinti della necessità di farlo. Non è così ovvio come sembra, e senza la precisa consapevolezza del valore del proprio tempo e della necessità di razionalizzarne l'utilizzo, tutte le tecniche rischerebbero di restare lettura morta.
Un metodo utile per motivarsi consiste nel valorizzare le attività svolte, come un professionista pagato a ore.
Il tempo non sarà più speso ma investito, con la consapevolezza del suo valore monetario, e dedicare un certo tempo a qualcuno o qualcosa potrà diventare oggetto di valutazione seria. anche di negoziato.
10 REGOLE PER LA GESTIONE DEL TEMPO
Stabilire gli obiettivi e le priorità. Il lavoro non è attività fine a se stessa, ma destinato a raggiungere obiettivi, professionali e personali. Definire con chiarezza quali sono i propri reali obiettivi è un passo preliminare, ma necessario, per poi decidere lucidamente quali compiti sono prioritari e quali secondari. Non farlo significa affidare la definizione delle proprie priorità agli altri, o al caso.
Identificare le attività essenziali. Secondo la legge di Pareto, il 20% delle attività produce l?80% dei risultati utili. Occorre identificare le attività essenziali per il risultato, concentrare il tempo disponibile su di esse, ed evitare quinto possibile disperdere energia in compiti secondari, anche se magari appaiono urgenti. Ricordare che: "Dove tutto è prioritario, niente è più prioritario".
Programmare l'utilizzo del tempo. La gestione del tempo di lavoro è attività complessa, e come tale va programmata e pianificata in anticipo. Una buona programmazione aiuta a ridurre i momenti di crisi e allocare razionalmente il tempo alle attività secondo la loro importanza reale.
Dedicare tempo a se stessi. Un manager non è una macchina da lavoro, ma un essere umano con le sue esigenze, e soprattutto con una vita privata e familiare che non può e non deve essere sacrificata oltre misura. paradossalmente, poi, dedicare troppo tempo di vita al lavoro conduce a diminuire l'efficienza, non aumentarlo: una quantità inadeguata di pause di riflessione e momenti di stacco porta a perdere lucidità e visione di insieme, finendo col confondere la quantità di ore lavorate con la qualità dei risultati ottenuti.
Riflettere prima di agire. Un imprenditore o un manager è spesso una persona abituata a "fare", ed aggredire i problemi e gestirli con decisione e, specie in situazione d'urgenza, trova difficile dedicare tempo necessario alla riflessione e pianificazione. Tende ad applicare a sé l'antico motto della cavalleria francese: "nel dubbio, partire al galoppo!". Può essere utile ricordare cosa successe alla cavalleria francese a Waterloo.
Assegnare un budget di tempo ad ogni compito. E' esperienza comune che, quando il tempo disponibile è molto, il lavoro si dilata fino ad occuparlo tutto, mentre, quando il tempo è insufficiente il lavoro non si contrae affatto. Stabilire in anticipo il tempo da assegnare per ogni attività consente di evitare sprechi le volte, (rare), in cui il tempo abbonda, e soprattutto di pianificare con precisione l'impegno quando il tempo scarseggia.
Valutare con realismo il tempo necessario. Di solito le attività finiscono per impegnare più tempo di quello che ci si aspettava, quasi sempre emergono difficoltà o dettagli da gestire che non erano state previsti. Una accurata preparazione può ridurre il problema, ma non eliminarlo: un sano realismo impone di calcolare a priori un tempo di realizzazione più lungo di quello che apparirebbe necessario.
Delegare le attività secondarie. Spesso molte attività potrebbero essere delegate ad altri, ma vengono accentrate per abitudine, convinzione che nessun altro le può svolgere con altrettanta bravura, resistenza ad affrontare l'eventuale costo di un intervento esterno, o magari semplicemente perché sono compiti piacevoli e interessanti. Una valorizzazione del proprio tempo aiuta a decidere più lucidamente se e cosa vale realmente la pena di fare in prima persona.
Portare a termine i lavori iniziati. I lavori. specie se complessi, comportano necessariamente un tempo di avvio, durante il quale l'efficienza non è ottimale, le interruzioni fanno perdere concentrazione e moltiplicano questi tempi. La gestione del proprio tempo non deve essere lasciata gli altri, alle loro priorità, ma occorre stabilire con chiarezza che, se impegnati in un compito importante, le interruzioni non sono ammesse, salvo casi di reale gravità.
Non farsi prendere dal panico. Anche la Bibbia, (Ecclesiaste, 3.1), sdrammatizza l'affollarsi delle urgenze e la sensazione di non farcela: "Per tutto c'è un momento e un tempo per ogni azione". Lasciarsi travolgere dalle scadenze significa perdere lucidità e controllo, proprio le doti che un manager deve possedere e trasmettere ai collaboratori. Piuttosto che cercare di fare tutto, in una situazione in cui non ci si può riuscire, è meglio fermarsi a ragionare con calma sul costo reale del non adempiere personalmente e subito a tutti gli impegni presi, e poi delegare o rinviare quelli che implicano il danno minore.
Mettere in pratica la gestione del tempo.
Anche le regole più valide e sperimentale non possono essere applicate automaticamente, ma vanno verificate e adattate alla propria realtà.
Le azioni successive potrebbero essere:
Stabilire obiettivi e priorità;
Analizzare l'attuale uso del tempo;
Decidere piani di azione per realizzare miglioramenti specifici e controllabili;
Attuare piani decisi con costanza e convinzione, senza farsi demotivare dalla difficoltà
Verificare i progressi e procedere per messe a punto graduali.
Il punto più difficile è il primo, stabilire le priorità. Presuppone l'accettazione della propria responsabilità circa l'utilizzo del proprio tempo, rinunciando al comodo alibi degli impegni imposti dall'esterno.
Nessun commento:
Posta un commento